Le rapprochement à trois voies, sans ressaisir les bons de livraison
Le bon de livraison arrive en papier, signé au quai. Tant qu'il n'est pas dans le système, la facture ne peut pas être contrôlée et le litige fournisseur se règle de mémoire.
Réserve
2 pal. refusées
Reconstitution de la structure réelle du document. Valeurs fabriquées, aucune donnée client.
Le rapprochement à trois voies confronte la commande d'achat, le bon de livraison et la facture fournisseur. C'est le contrôle de base des achats industriels, et il bute presque toujours sur le même point : le bon de livraison est un papier signé au quai, souvent annoté à la main.
L'extraction lit ces bons, y compris les annotations manuscrites de réserve et les quantités corrigées au stylo, et les rend comparables à la commande et à la facture. Les écarts de quantité livrée, de référence article et de prix unitaire ressortent seuls.
Le coût actuel
Ce que ce document coûte aujourd'hui
Le bon de livraison n'entre jamais dans le système
Il est signé, photographié, classé. La saisie ne se fait pas, et le contrôle de la facture se réduit à vérifier un total.
Les réserves manuscrites se perdent
Deux palettes refusées, notées au stylo sur le bon. Sans reprise de cette annotation, le fournisseur facture les deux palettes et personne ne peut prouver le contraire.
Les écarts de prix passent en dessous du seuil
Un écart de quelques centimes sur le prix unitaire ne déclenche aucune alerte. Multiplié par le volume annuel, il devient un poste de perte significatif.
Modèle d'extraction
Les champs relevés sur ce document
Ce modèle est le point de départ. Les champs propres à votre organisation s'ajoutent en les décrivant en langage courant.
Réserve
2 pal. refusées
Reconstitution de la structure réelle du document. Valeurs fabriquées, aucune donnée client.
| Champ | Exemple | ||
|---|---|---|---|
| En-tête du document10 | |||
| Numéro de bon de livraison | Texte | BL-2026-44182 | |
| Fournisseur | Texte | Raison sociale et identifiant | SIRET, numéro d'entreprise ou code fournisseur interne. |
| Numéro de commande référencé | Texte | CA-2026-8841 | Clé du rapprochement à trois voies. |
| Date de livraison | Date | 2026-06-02 | |
| Site de destination | Texte | Usine de Vitré, quai 3 | Rattache la réception au bon magasin. |
| Transporteur | Texte | Nom et immatriculation | |
| Réserve à la livraison | Texte | 2 palettes refusées, emballage endommagé | Annotation manuscrite reprise telle quelle. |
| Nom du réceptionnaire | Texte | Signature et nom en clair | |
| Nombre total de colis | Nombre | 18 | |
| Poids brut total | Nombre | 1 212 kg | |
| Répété à chaque ligne10 | |||
| Référence fournisseur | Texte | PL-4471-B | |
| Référence interne | Texte | ART-00881 | Rapprochée du référentiel article quand la correspondance existe. |
| Désignation | Texte | Roulement à billes 6204 2RS | |
| Quantité commandée | Nombre | 500 | Reprise de la commande référencée. |
| Quantité livrée | Nombre | 480 | Y compris lorsqu'elle est corrigée à la main sur le bon. |
| Écart de quantité | Nombre | -20 | Calculé, et signalé au-delà du seuil de tolérance. |
| Unité | Texte | pièce | Pièce, kilogramme, mètre, litre. |
| Numéro de lot | Texte | L26-0338 | Indispensable à la traçabilité en agroalimentaire et en pharmaceutique. |
| Numéro de série | Texte | SN-887412-0031 | Quand l'article est suivi unitairement. |
| Prix unitaire | Montant | 4,182 € | Confronté au prix de la commande. |
Ce que les données vous apprennent
L'extraction n'est que la moitié du travail. La valeur arrive quand les documents deviennent comparables entre eux.
Écarts de quantité par fournisseur
Quantité commandée, quantité livrée, quantité facturée. Les trois se confrontent automatiquement, et l'écart récurrent désigne le fournisseur à recadrer.
Écarts de prix sous le seuil d'alerte
Quelques centimes sur un prix unitaire ne déclenchent aucun contrôle. Multipliés par le volume annuel, ils deviennent le premier poste de fuite.
Taux de conformité de livraison
Part des livraisons conformes en quantité, en référence et en délai. C'est l'indicateur qui rend une revue fournisseur factuelle.
Écarts détectés au rapprochement
par fournisseur, en euros sur douze mois
Le fournisseur D ne livre presque jamais de travers, mais facture systématiquement au-dessus du tarif contractuel. Deux problèmes distincts, deux réponses distinctes.
Questions fréquentes
Questions sur ce document
Oui. Quantités corrigées, réserves, mentions de refus. C'est précisément l'information que la saisie manuelle perd le plus souvent, et elle est reprise dans le champ dédié.
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